A HR / munkaügy osztály mindennapi tevékenysége közé tartozik a különböző igazolások, kimutatások és egyéb dokumentumok kiállítása. Egy vállalatnál, ahol jelentős számú munkavállaló dolgozik, kifejezetten nagy szervezést igényelhet a kiállított dokumentumok átadása a megfelelő személyek részére.
A Probléma
A HR illetve munkaügy osztályon kiállított dokumentumok kézbesítése egy bizonyos cégméret felett nehézkessé válhat, pláne, ha vannak kollégák, akik home office-ban dolgoznak. Ilyen esetben vagy szerveznek egy találkozót a kollégával, esetleg leadják az igazolást a portára, amit majd az éppen aktuális portás ad át a címzettnek. A küldemények ebben az esetben nem követhetők, nem tudni ki-mikor „adta fel”, ki-mikor vette át. Az elmúlt években előtérbe került az érintkezés mentesség is, amely szintén nem valósul meg személyes dokumentum átadás esetén. Az érintett dokumentumok lehetnek különböző igazolások, bérlet, kimutatások, elszámolási dokumentumok.
Megoldás
Automatáinkkal szervezettebbé és visszakövethetővé teheti a vállalaton belüli dokumentum és csomag kézbesítést.
Milyen előnyöket nyújtanak a DocBox automaták a vállalaton belüli dokumentumok kézbesítésénél?
- Minden küldemény feladási és átvételi időpontja rögzítésre kerül
- A Home Office-ban dolgozó kollégák bármikor átvehetik a nekik szánt igazolásokat, dokumentumokat
- A dokumentumok mellé digitális csatolmány is küldhető, akárcsak egy e-mail esetén (Pl. a kinyomtatott dokumentum elektronikus formában)
- Az esetlegesen gyártósoron dolgozó kollégák akkor vehetik át a számukra kiállított igazolásokat, amikor nekik megfelel
- Megvalósítható az érintkezés mentes dokumentum és csomag átadás